Cómo leer este manual: cada módulo se explica por separado, con lo que hace, por qué importa para el centro, y un pequeño esquema de cómo se ve en pantalla. Puedes leerlo entero o saltar directamente a lo que más te interese desde el índice.
MÓDULO 01
El agente de ventas por WhatsApp
Un asistente que conversa con cada cliente como lo haría alguien del centro: asesora, cotiza y cierra reservas, a cualquier hora, en el idioma del cliente.
- Disponible 24/7: responde en el momento, sin depender de que alguien del centro esté libre para escribir.
- En el idioma real del cliente: detecta el idioma de cada mensaje y responde en ese mismo idioma — español, inglés, francés, alemán o cualquier otro.
- Conoce todo el catálogo: inmersiones, cursos PADI, especialidades, paquetes y precios — los explica y los cotiza en el momento en que los ofrece, no al final.
- Arma paquetes a medida: si el cliente no encaja en un pack estándar, construye un itinerario día a día con el precio correcto, incluyendo el equipo de alquiler.
- Sabe cuándo NO decidir: ante cancelaciones o cambios, recoge la petición y la traslada al centro — la decisión final siempre la toma el manager.
- Tono de marca: cercano y con chispa al invitar a la experiencia; serio y claro cuando habla de seguridad o condiciones del mar.
Hi! Do you offer trips to see thresher sharks?
Yes! 🦈 The Thresher Shark Dive is 6,600 PHP — 1 dive at Monad Shoal + 2 at Kimud Shoal, leaving around 6am. You'll need Advanced Open Water or our Shark Conservation Specialty (7,800 PHP) to dive Kimud.
— el cliente cambia a francés —
Parfait, je réserve avec ma copine, on est deux
Génial ! 🌊 Vous êtes tous les deux Advanced Open Water, ou faut-il ajouter la spécialité Requins ?
Por qué importaNingún cliente escribe y espera horas sin respuesta. El centro no pierde reservas por diferencia horaria ni por barrera de idioma.
MÓDULO 02
Panel de conversaciones
Toda conversación de WhatsApp queda registrada y visible, y el manager puede tomar el control en cualquier momento.
- Historial completo: cada chat con cada cliente, ordenado y accesible desde el CRM.
- Pausar o reanudar el agente: el manager puede tomar el control de una conversación concreta en cualquier momento, y devolvérselo al agente después.
- Indicador visual en la lista: un punto verde o rojo junto a cada reserva muestra si el agente sigue activo en esa conversación.
- Mensajes manuales: el manager puede escribir directamente al cliente desde el propio panel cuando hace falta un toque personal.
🤖 Marc EncuentraAgente activo
🤖 Kylian FrançoisPausado — manager
Por qué importaEl centro nunca pierde el hilo de una conversación, y puede intervenir personalmente cuando un cliente lo necesita.
MÓDULO 03
Panel de reservas y estados
Cada reserva recorre un camino claro y visible: desde que llega hasta que el buceador sale al agua, siempre se sabe en qué punto está y qué falta.
- Estados automáticos: Pendiente de revisión → Pendiente de pago → Pendiente de formularios → Lista → Completada (más Rechazada y Cancelada).
- El sistema decide el estado por ti: combina si el pago llegó al 50% y si los formularios están completos — nadie tiene que moverla a mano.
- Filtros rápidos: por estado, barco, instructor o divemaster, para encontrar cualquier reserva en segundos.
- Un clic para aceptar o rechazar: al aceptar se genera la factura automáticamente; al rechazar, se avisa al cliente con el motivo.
Marc EncuentraPendiente pago
Kylian FrançoisFalta formulario
John PhillipsLista ✓
Por qué importaNadie tiene que preguntarse "¿esta reserva está confirmada?" — el estado siempre está a la vista y siempre es correcto.
MÓDULO 04
Pagos y facturación
La factura se genera sola al aceptar la reserva, y el sistema lleva la cuenta de cuánto se ha cobrado hasta el último peso.
- Factura automática: al aceptar la reserva, el cliente recibe su factura por WhatsApp con el desglose completo, en su idioma.
- Depósito del 50%: el pago mínimo para asegurar la plaza avanza la reserva automáticamente a la fase de formularios.
- Importe editable: el manager puede registrar pagos parciales o completos y el sistema recalcula el estado solo.
- Panel de balance: muestra de un vistazo cuánto debe el cliente o cuánto le debe el centro (por ejemplo, en un reembolso), con ajuste manual si hace falta.
Advanced Open Water Course × 117,900 PHP
Equipo de alquiler—
Total17,900 PHP
Depósito 50% recibido — 8,950 PHP
Por qué importaNi una factura olvidada, ni una reserva sin cobrar por descuido. El dinero se rastrea solo.
MÓDULO 05
Formularios de buceo
Cada buceador rellena su propio formulario desde el móvil, sin papeleo en el centro ni sorpresas el día de la inmersión.
- Un enlace por buceador: se envían automáticamente en cuanto se registra el pago, cada uno con su propio link.
- Seguimiento en tiempo real: el manager ve cuántos formularios faltan por completar en cada reserva.
- Se reenvían si algo cambia: si el servicio o los datos de la reserva cambian, los formularios se sustituyen automáticamente por la versión correcta.
- Se visualizan al instante: en cuanto el buceador lo envía, sus respuestas aparecen automáticamente en la tarjeta de esa reserva dentro del CRM — sin que nadie tenga que ir a buscarlas.
- Recordatorio automático en 3 tandas: si quedan formularios pendientes, el sistema avisa solo a los 7 días, 72 horas y 48 horas antes de la inmersión — cada aviso, solo si a esa altura todavía falta algo.
Kylian François
Advanced Open Water
···
Por qué importaEl centro llega al día de la inmersión con todos los datos ya en orden, sin perseguir a nadie por WhatsApp.
MÓDULO 06
Cambios y cancelaciones
Cuando un cliente quiere cambiar fecha, personas o servicio — o cancelar — el sistema recoge la petición, recalcula lo necesario y deja la decisión final en manos del centro.
- Petición estructurada: el agente traslada exactamente qué quiere cambiar el cliente, sin adelantarle condiciones ni cifras.
- Factura recalculada al instante: si el cambio afecta al precio (más personas, otro servicio), el sistema recompone la factura sola.
- Formularios ajustados: si se añade o quita un buceador, sus formularios se crean o se eliminan y se reordenan automáticamente.
- Estado siempre correcto: tras cualquier cambio, el sistema revisa de nuevo si falta pago o formularios y ajusta el estado.
Antes: 1 persona7,800 PHP
Ahora: 2 personas15,600 PHP
Factura actualizada✓ enviada
Por qué importaNingún cambio se pierde entre mensajes de WhatsApp, y la factura nunca queda desactualizada.
MÓDULO 07
Automatizaciones
El sistema vigila el Calendario cada hora y dispara los mensajes justo cuando tocan — nadie tiene que acordarse de nada.
- Recordatorio de pago pendiente (7 días antes): si la reserva sigue sin confirmarse por falta de depósito, se avisa automáticamente — una sola vez.
- Recordatorio de formularios en 3 tandas (7 días, 72h y 48h antes): cada aviso se manda solo si a esa altura todavía falta algo por rellenar.
- Briefing del día siguiente (24h antes): punto de encuentro, hora, barco e instructor asignado, enviados solos.
- Petición de reseña: al día siguiente de terminar el servicio, se invita al cliente a dejar una reseña en Google.
- Siempre en el idioma del cliente: cada uno de estos mensajes se traduce automáticamente si el cliente habla un idioma distinto del español o el inglés.
-7d
Pago o formulario pendiente1ª tanda, si aplica
-72h
Recordatorio de formulario2ª tanda, si sigue faltando
-48h
Recordatorio de formulario3ª y última tanda
-24h
Briefing de la inmersiónPunto de encuentro y hora
+1d
Petición de reseñaEnlace a Google directo
Por qué importaMenos olvidos, menos formularios de última hora, y más reseñas — todo sin que nadie del centro tenga que enviarlo a mano.
MÓDULO 08
Barcos, instructores y divemasters
El centro gestiona su propia flota y equipo humano directamente desde el sistema, sin depender de nadie para añadir o quitar recursos.
- Añadir o quitar en un clic: nuevos barcos, instructores o divemasters se gestionan desde la misma pantalla de la reserva.
- Se propaga solo: lo que se añade aparece automáticamente en los desplegables de asignación, los filtros y el Calendario.
- Asignación por reserva: cada reserva puede llevar su barco, instructor y divemaster asignado.
⛵ Shark Dive Boat
⛵ Gato Island Boat
🤿 Rubi
🧭 Alvin
+ Añadir
Por qué importaSi el centro compra un barco nuevo o contrata a alguien, el sistema está listo en segundos — no hace falta ningún desarrollador.
MÓDULO 09
Briefing diario
La hoja de ruta del día: quién sale, en qué barco, con quién y en qué estado está cada uno — pensada para imprimir o mirar antes de salir al muelle.
- Agrupado por barco: cada salida del día en su propia tarjeta, con el número de buceadores y su estado.
- Filtros por barco, instructor o divemaster: para centrarse solo en la salida que interesa.
- Navegación por fecha: día anterior, siguiente, o salto directo a "hoy".
- Notas internas visibles: cualquier aviso especial de una reserva aparece destacado en su tarjeta.
⛵ Shark Dive Boat4 divers
⛵ Gato Island Boat6 divers
Por qué importaEl equipo de a pie de muelle sabe exactamente qué barco lleva a quién, sin llamar a nadie para confirmarlo.
MÓDULO 10
Calendario operativo
Vista de mes o semana con todas las reservas activas, coloreadas por estado o por recurso asignado.
- Dos vistas: por estado de la reserva, o por barco / instructor / divemaster asignado.
- Colores automáticos: cada barco o profesional tiene su color; los recursos nuevos que se añaden reciben uno solo, sin configurar nada.
- Multi-día: los cursos y paquetes de varios días se muestran extendidos por todas sus fechas.
- Un clic para abrir: desde cualquier día se accede directamente al detalle de la reserva.
Por qué importaDe un vistazo se ve la carga de cada barco y de cada instructor en cualquier semana, sin abrir reserva por reserva.
MÓDULO 11
Panel de ingresos
Una vista rápida de cuánto está entrando, separado entre fun dives y cursos, a partir de lo que realmente se ha cobrado.
- Desglose por tipo: inmersiones y paquetes por un lado, cursos y formación por otro.
- Basado en lo cobrado, no en lo facturado: refleja el importe real recibido, no solo el total de la factura.
- Sin hojas de cálculo: el dato está siempre actualizado, directamente desde las reservas del sistema.
Por qué importaEl centro sabe en todo momento de dónde viene el dinero, sin tener que pedirle el dato a nadie.